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Aunque nada cambie, si yo cambio, todo cambia

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Si hay algo que la actual situación que atravesamos esta poniendo de manifiesto es que los actuales modelos productivos están obsoletos al igual que los sistemas de valores por los que se guían las personas. A la pregunta de si hace falta cambiar, un rotundo SI. El problema reside en que como decía Tolstói, todo el mundo quiere cambiar la humanidad pero no quiere cambiarse a si mismo. El hoy, demanda que hay que someterse a un proceso de alquimia que nos permita salir de la zona de confort en la que nos encontramos para poder pasar a liderar nuestras vidas desde la responsabilidad y con objeto de conseguir ser libres y poder encontrar nuestra propia felicidad. Sé el cambio que quieres ver en el mundo, decía Gandhi.

Pero hay un problema. Para cambiar, primero hay que darse cuenta que hace falta cambiar y luego por consiguiente, querer cambiar. La solución está dentro de nosotros mismos. Vivimos tan anclados a nuestro entorno próximo que los árboles no nos dejan ver el bosque. Esto mismo le pasaba a Lume, el protagonista de la fantástica novela de Sergio Fernández y Rubén Chacón, El Sorprendedor. Tanto tiempo en Apathia, esa tierra gris y oscura, que cuando decide ir a Seroton en busca de respuestas, se da cuenta de que tiene que cambiar. En una de las ocasiones Lume toma su grabadora, haciendo gala de su hábito de recopilar, y dice, al cambiar mi manera de pensar, reescribo mi futuro. Realmente fantástico.

Lo único que es constante en la vida es el cambio, Sergio Fernández. Desde que nacemos y hasta que nos morimos, nuestras células se renuevan entre 12 y 14 veces de forma total, regenerando todos los tejidos que componen nuestro organismo. ¿Porqué no hemos de cambiar nosotros?. Todo está en constante cambio y debido al principio natural conocido como entropía, todo tiende al desorden a no ser que hagamos algo al respecto. Por eso envejecemos, nos desorganizamos, nos estresamos, enfermamos, etc.

Hay una secuencia de la película El filo de la Navaja, en la que el protagonista, Larry Darrell, mantiene una conversación con un sabio Hindú. Este le dice en una ocasión, no habrá verdadera felicidad hasta que los hombres aprendan a buscarla dentro de ellos mismos. El cambio debe proceder desde nuestro interior. De ahí la fantástica cita de Balzac, objeto del título de esta entrada, aunque nada cambie, si yo cambio, todo cambia.

Los nuevos sistemas productivos deben de estar enfocados a generar valor personal. Es por ello que deberán emplearse nuevas técnicas para solucionar los problemas de las viejos sistemas de producción, basados tradicionalmente en las cadenas de montaje de la era industrial. La productividad personal enfocada en este sentido se constituye como la mejor baza para conseguir buenos resultados. Si conseguimos mejorar nuestra productividad personal entorno a este enfoque, podremos decir que ya hemos iniciado nuestro cambio de paradigma.

Bienvenidos a la era del talento.

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Introducción a GTD 08. La pista de aterrizaje. ORGANIZAR

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De nada serviría todo el trabajo que hemos realizado hasta ahora si después de PROCESAR tuviésemos de nuevo que recordar todos los compromisos que hemos adquirido. Sería realmente nefasto. Habríamos vaciado nuestra mente, procesado todo lo que hemos sacado de ella y de nuevo tendríamos que proceder a llenarla con toda una serie de recordatorios a cerca de acciones comprometidas que tenemos que llevar a cabo. La solución pasa por ORGANIZAR todos los recordatorios generados en la fase de PROCESAR y colocarlos en algún lugar fiable fuera de nuestra mente. Para ello deberemos proveernos de una serie de herramientas que se usarán en función de cada tipo de recordatorio generado:

CALENDARIO. Con esta herramienta realizaremos el seguimiento de las acciones siguientes con fecha fijada de antemano. Se trata de lo que habitualmente conocemos como agenda. Esta herramienta se considera territorio sagrado para nuestra productividad, puesto que de alguna forma reflejará nuestras obligaciones diarias. Solo anotaremos en dicha herramienta las acciones que deban hacerse en un día y hora concreto, las acciones que tengan que hacerse en un día concreto a cualquier hora o bien información relevante necesaria para llevar a cabo dichas acciones, como direcciones, teléfonos, etc.

LISTA DE PROYECTOS. Cada vez que en la fase de PROCESAR detectemos un compromiso de envergadura, probablemente se trate de un proyecto. De ser así, el primer paso será siempre anotarlo en esta lista para poder facilitar su revisión periódica y de alguna forma tener controlados todos estos compromisos que nos van a llevar más tiempo cumplirlos.

LISTA DE ACCIONES SIGUIENTES. En ella anotaremos todas y cada una de las acciones que hemos pospuesto y que tenemos que llevar a cabo cuanto antes. Deberán categorizarse o bien clasificarse por lo que se conoce como Contexto. Se pude definir contexto como, la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar acabo una acción. Esto facilitará de forma posterior la elección de lo que haremos en cada momento. Algunos ejemplos serán @llamadas, @oficina, @casa, @leer, etc.

LISTA DE ACCIONES A LA ESPERA. Usaremos esta lista para anotar todas las acciones siguientes que no dependen de nosotros y por tanto están delegadas. El funcionamiento será similar al de la lista de acciones siguientes. Podremos usar sablistas para cada persona implicada de forma que se facilite su revisión posterior.

LISTA DE ACCIONES INCUBADAS también llamada lista algún día, tal vez. En ella anotaremos todas las acciones con las que aun no hemos obtenido compromiso, pero puede que si lo hagamos en un futuro cercano. Podremos crear tantas listas como creamos necesarias, vinos que probar, lugares que visitar, pronto, nunca, más adelante, cursos que hacer, etc. Esta lista se constituye como una de las herramientas más potentes de GTD puesto que nos puede libera momentáneamente de la presión del exceso de compromisos.

ARCHIVO DE REFERENCIA. Esta herramienta nos servirá para de alguna manera tener controlado todos los materiales de consulta que nos pueden hacer falta en algún momento. Tendremos como mínimo una archivo de referencia GENERAL, pudiendo también crear archivos anexos más específicos como los destinados a información CONTABLE, FINANCIERA, CLIENTES, LEGISLACIÓN, etc.

ARCHIVO DE SOPORTE o APOYO PARA PROYECTOS. En este archivo colocaremos todo el material referente a cada uno de los proyectos sobre los que estamos trabajando, planificación, notas, correos, etc.

Existen otras herramientas, el ARCHIVO DE SEGUIMIENTO y las LISTAS DE CONTROL que puede ser también útiles para mejorar nuestra organización. El ARCHIVO DE SEGUIMIENTO nos sirve para enviarnos de forma automática recordatorios en fechas futuras de cosas sobre las que tenemos que tomar decisiones. Imagínese que le gustaría ir a un concierto que se celebrará dentro de tres meses, pero aun no sabe si podrá ir o no ha tomado una decisión al respecto. Las LISTAS DE CONTROL son una herramienta muy útil que suele emplearse a modo de lista de ingredientes para proyectos, actos concretos, etc. Por ejemplo lista de la compra, de viaje, etc.

Con la fase de ORGANIZAR conseguiremos colocar todos los recordatorios necesarios en los lugares adecuados para cuando decidamos actuar saber que tenemos que hacer en cada momento. Ahora solo nos queda REVISAR y HACER.

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Gestión de proyectos: La asignatura pendiente del software GTD

Tiempo estimado de lectura 4 minutos, 24 segundos.

Uno de los aspectos más peculiares de GTD es el tratamiento que ha de hacerse con los proyectos. La clave está en aplicar la planificación natural. El tratamiento habitual cuando detectamos un proyecto en la fase de proceso de nuestra bandeja de entrada sería el siguiente:

  • Registrarlo directamente en nuestra lista de proyectos.
  • Planificar el proyecto y determinar cual sería su acción siguiente.
  • Creación del correspondiente recordatorio de la acción siguiente del proyecto en su herramienta correspondiente.
  • Creación de la correspondiente carpeta para material de soporte debidamente etiquetada.

Cuando la gestión la hacemos en baja tecnología, es decir en papel, estos pasos, resultan realmente sencillos, pero cuando usamos alguna herramienta de alta tecnología, es decir, cuando usamos software, la cosa varía. Para empezar nos encontramos el problema de que hay pocas aplicaciones para gestionar nuestro sistema GTD que realmente se ajusten a la metodología, y en segundo lugar, las que hay, gestionan de forma irregular los proyectos, aunque hay alguna excepción.

Las aplicaciones existentes suelen llevarse bien con la gestión de acciones simples. Con cualquier sistema que permita crear listas y etiquetas ya tenemos resuelto el problema, ahora bien a la hora de gestionar proyectos, se necesita una estructura más específica. A mi entender un buen módulo de gestión de proyectos vía software, debería al menos poder hacer lo siguiente:

  • Generar tu lista de proyectos actuales, debidamente etiquetados para poderse filtrar por áreas de responsabilidad. Este hecho refuerzas y potencia tu nivel de perspectiva.
  • Debería poder disponer de listas de planificación a modo de material de soporte, no consideradas como lista de acciones siguientes del proyecto.
  • Generación de acciones siguientes de forma automática bien por secuencialidad o paralelismo, teniendo en cuenta las acciones a la espera.
  • Generación de acciones siguientes de forma manual.
  • Capacidad de generar subproyectos o subacciones.
  • Capacidad de almacenar la planificación dentro de la información del proyecto.
  • Capacidad de enlace con los servicios más usuales que se usan en la nube.
  • Capacidad de incubación temporal de proyectos por paralizaciones. Esta incubación debería afectar a toda la estructura del proyecto.
  • Posibilidad de creación de plantillas de proyectos. Esta opción resulta muy útil a la hora de proyectos que se repiten comúnmente en nuestra vida.

Con un buen módulo de gestión de proyectos, la gestión de tu sistema se integraría de forma más eficiente y te permitiría tener bien organizada toda la información referente a tus proyectos.

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Igtdízate cumple un año

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Hoy se cumple justo un año de la publicación de la primera entrada en igtdízate. Si hubiese sabido lo gratificante que ha sido desarrollar esta aventura personal, sin duda la hubiese puesto en marcha mucho antes. Pero no pudo ser de otra manera. Con la paulatina implantación de GTD en mi vida, la creatividad fue fluyendo poco a poco hasta que el blog vio la luz. Igtdízate no es más que una consecuencia directa de dicho aumento de creatividad y de un deseo personal de contribuir a que las personas mejoren su productividad personal y por ende su vida.

Compartir la actividad bloguera con la vida profesional, personal y familiar no es tarea fácil, pero cuando hay ilusión y un proyecto por delante, todo es posible. En un día como hoy no quiero dejar de recordar a las personas que me han ayudado a mantener la llama encendida durante este año. A Sonia, mi mujer y compañera, la que me mantiene sereno y siempre en el camino. A mi amigo Jesús Márquez, porque siempre está ahí, detrás del telón de mi vida, en los momentos buenos y en los malos. A mis sobrinos, Ismael, Marta y Lucia, porque cada vez que estoy con ellos recargo mis baterías vitales. Como no acordarme también de aquellos a los que leo con asiduidad y que tanto me han enseñado, José Miguel Bolívar, Jeroem Sangers, Francisco Sáez, David TorneJerónimo Sánchez y muchos más, la lista sería interminable. Gracias a todos por estar ahí y compartir vuestro conocimiento y experiencia.

Sin más, un compromiso por mi parte y es el de mantener cada vez más vivo el blog, con nuevos contenidos, futuras entrevistas y quien sabe, a lo mejor algún que otro screencast. Si el primer año ha sido enriquecedor, el segundo y los venideros aún lo han de ser más.

Mi más humilde gracias para todos mis lectores.