Introducción a GTD 03: El principal reto, administrar las acciones

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Tal y como indica el título de la entrada, nuestro principal reto será el conseguir administrar las acciones con eficacia. Pero antes convendría aclarar de forma conveniente el concepto de acción dentro del entorno GTD.

Diariamente permitimos que las cosas que nos rodean entren en nuestro entorno físico o psicológico y lo más probable es que no estén en el lugar en el que deben estar. Al permitir que las cosas entren en nuestro entorno, tenemos la obligación de aclarar el significado que estas cosas tienen para nosotros, de lo contrario comenzarán a producirnos estrés. Para ello debemos proceder a transformarlas en acciones. Una acción no es ni más que menos que un paso físico que se puede hacer directamente sobre una cosa concreta.

El concepto tradicional de tarea difiere un poco del concepto de acción, asemejándose más a la idea de cosa o incluso de proyecto dado que para poder hacerlas es posible que en algún momento se requiera más de un paso. En GTD solo trabajaremos con acciones y estas han de administrase con coherencia.

Una vez transfromadas las cosas, el prinicpal reto con el que nos vamos a encontrar es el de administrar el gran núemro de acciones obtenidas. Realmente lo que está en juego, es saber como tomar las decisiones adecuadas sobre que es lo que tenemos que hacer en cualquier momento y situación. Dice David Allen que las cosas rara vez se paralizan por falta de tiempo; se paralizan porque no se ha definido como hacerlas.

De la necesidad de administra las acciones surgen los conceptos del enfoque horizontal y vertical.

El enfoque horizontal se corresponde con nuestro día a día y trata de mantener la coherencia entre todas las actividades en las que participamos. Es aquí, justo en este nivel donde precisamos de un sistema fiable en el que apoyarnos cuando nuestro centro de atención lo requiera.

El enfoque vertical se corresponde con nuestro futuro, con nuestros objetivos, con nuestros propósitos vitales. El ejercicio de control en este nivel dirige las bajadas y subidas de pensamiento por la escala individual de asuntos y proyectos propios. Se corresponde con el ámbito de nuestra perspectiva temporal.

Los objetivos de ambos niveles de enfoque son los mismos. Ayudarnos a quitarnos las cosas de la cabeza, trasnsformarlas y hacerlas. Una de las virtudes de GTD es que separa de forma muy clara el pensar del hacer.

Recuerda siempre, el principal reto al que te enfrentarás será el de administrar tus acciones.

Antonio José Masiá