Mail: La bandeja de entrada imposible

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Uno de los principales problemas que ofrece el correo electrónico actualmente es que solemos trabajar desde distintos dispositivos de comunicación, solemos usar varias cuentas de correo y esto hace que el proceso y control de toda esta información se complique muchísimo. Solemos tener un equipo informático en casa, otro en la oficina, un portátil, un iPad, los teléfonos móviles, etc. Al final tenemos correos en diversos equipos y si todo esto no se configura bien se convierte en un auténticos caos. La solución que propongo a toda esta problemática pasa por los siguiente:

• Gestionar el correo desde una aplicación online. Recomiendo el uso de Gmail por su versatilidad y facilidad de uso.
• Unificar todas las cuentas de correo en una sola. Para esto aunque parezca paradójico lo suyo es crear una nueva cuenta de mail que solo conozcas tu y a través de esta gestionas todo tu correo.
• Hacer que el correo trabaje para tí aplicando, usando etiquetas y filtros correctos y eficientes de forma que al menos el 50-60% del correo se procese de forma automática.

Lo ideal es usar Google Apps para la gestión de todo el correo de tu dominio. De esta forma lo tienes todo integrado, gmail, google calendar, google docs, etc, manteniendo tus mismas cuentas de correo actuales. Google ofrece una versión gratuita de este servicio hasta diez usuarios. La guía de configuración es sencilla y queda bien asistida.

Una vez que hayas configurado tu cuenta de gestión, por ejemplo gestión@tudominio.com, tendrás que decidir que método usas para obtener todo el correo de tus cuentas e unificar toda la entrada de información. Una primera opción sería configurar un reenvío automático desde cada una de tus cuentas hacia tu nueva dirección de gestión. La segunda opción y más recomendable sería obtener el correo vía pop3. Para ello deberás ir al menú configuración de tu cuenta de gestión y configurar esta método de recuperación siguiendo el sigeuiente tutorial.

El siguiente paso es configurar Gmail para poder enviar correos desde tus distintas cuentas. Para ello y de nuevo en la pantalla de configuración de la cuenta de correo, deberás dirigirte a la pestaña cuenta y seguidamente, enviar mensajes como. Si tienes dudas al respecto, puedes seguir el siguiente tutorial. Si quieres configurar las firmas de los correos salientes para cada una de tus cuentas, accede a la pestaña General de la configuración de correo y modifica las firmas para cada una de tus cuentas.

Hasta aquí, la parte más técnica del sistema. Ahora deberemos configurar nuestra nueva cuenta de gestión de correo para que trabaje para nosotros según GTD. Para ello nos apoyaremos de los filtros y de las etiquetas. En primer lugar crearemos seis etiquetas para el control GTD. Estas etiquetas deben considerarse meras extensiones de nuestras listas y archivos:

Las cuatro primeras etiquetas las destinaremos a tener controlados todos los correos a los que queremos seguirle la pista. La etiqueta @proyectos nos servirá para seguirle la pista a los correos importantes que pertenecen a un proyecto concreto, para ello crearemos tantas sub etiquetas como proyectos deseemos controlar. Por último la etiqueta @Referencia, no servirá para tener controlados los correos generales que deseamos tener como material de referencia, es decir, compras, gestiones bancarias, publicidad, etc. Particularmente esta etiqueta es la que controlo con filtros. Por ejemplo, cuando entra un correo de Paypal, automáticamente se mueve a la etiqueta @Referencia/Paypal, con lo cual me ahorro el tener que procesar estos correos. Para ver como funcionan los filtros os remito al siguiente tutorial. Cada vez que procesemos nuestro inbox, solo tendremos que etiquetar los correos que no se hayan filtrado y posteriormente archivarlos.

De esta forma tenemos todo el correo gestionado desde un mismo lugar y accesible desde cualquier equipo informático. Siempre a mano y bajo control

Antonio José Masiá