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Introducción a GTD 08. La pista de aterrizaje. ORGANIZAR

Tiempo estimado de lectura 7 minutos, 19 segundos.

De nada serviría todo el trabajo que hemos realizado hasta ahora si después de PROCESAR tuviésemos de nuevo que recordar todos los compromisos que hemos adquirido. Sería realmente nefasto. Habríamos vaciado nuestra mente, procesado todo lo que hemos sacado de ella y de nuevo tendríamos que proceder a llenarla con toda una serie de recordatorios a cerca de acciones comprometidas que tenemos que llevar a cabo. La solución pasa por ORGANIZAR todos los recordatorios generados en la fase de PROCESAR y colocarlos en algún lugar fiable fuera de nuestra mente. Para ello deberemos proveernos de una serie de herramientas que se usarán en función de cada tipo de recordatorio generado:

CALENDARIO. Con esta herramienta realizaremos el seguimiento de las acciones siguientes con fecha fijada de antemano. Se trata de lo que habitualmente conocemos como agenda. Esta herramienta se considera territorio sagrado para nuestra productividad, puesto que de alguna forma reflejará nuestras obligaciones diarias. Solo anotaremos en dicha herramienta las acciones que deban hacerse en un día y hora concreto, las acciones que tengan que hacerse en un día concreto a cualquier hora o bien información relevante necesaria para llevar a cabo dichas acciones, como direcciones, teléfonos, etc.

LISTA DE PROYECTOS. Cada vez que en la fase de PROCESAR detectemos un compromiso de envergadura, probablemente se trate de un proyecto. De ser así, el primer paso será siempre anotarlo en esta lista para poder facilitar su revisión periódica y de alguna forma tener controlados todos estos compromisos que nos van a llevar más tiempo cumplirlos.

LISTA DE ACCIONES SIGUIENTES. En ella anotaremos todas y cada una de las acciones que hemos pospuesto y que tenemos que llevar a cabo cuanto antes. Deberán categorizarse o bien clasificarse por lo que se conoce como Contexto. Se pude definir contexto como, la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar acabo una acción. Esto facilitará de forma posterior la elección de lo que haremos en cada momento. Algunos ejemplos serán @llamadas, @oficina, @casa, @leer, etc.

LISTA DE ACCIONES A LA ESPERA. Usaremos esta lista para anotar todas las acciones siguientes que no dependen de nosotros y por tanto están delegadas. El funcionamiento será similar al de la lista de acciones siguientes. Podremos usar sablistas para cada persona implicada de forma que se facilite su revisión posterior.

LISTA DE ACCIONES INCUBADAS también llamada lista algún día, tal vez. En ella anotaremos todas las acciones con las que aun no hemos obtenido compromiso, pero puede que si lo hagamos en un futuro cercano. Podremos crear tantas listas como creamos necesarias, vinos que probar, lugares que visitar, pronto, nunca, más adelante, cursos que hacer, etc. Esta lista se constituye como una de las herramientas más potentes de GTD puesto que nos puede libera momentáneamente de la presión del exceso de compromisos.

ARCHIVO DE REFERENCIA. Esta herramienta nos servirá para de alguna manera tener controlado todos los materiales de consulta que nos pueden hacer falta en algún momento. Tendremos como mínimo una archivo de referencia GENERAL, pudiendo también crear archivos anexos más específicos como los destinados a información CONTABLE, FINANCIERA, CLIENTES, LEGISLACIÓN, etc.

ARCHIVO DE SOPORTE o APOYO PARA PROYECTOS. En este archivo colocaremos todo el material referente a cada uno de los proyectos sobre los que estamos trabajando, planificación, notas, correos, etc.

Existen otras herramientas, el ARCHIVO DE SEGUIMIENTO y las LISTAS DE CONTROL que puede ser también útiles para mejorar nuestra organización. El ARCHIVO DE SEGUIMIENTO nos sirve para enviarnos de forma automática recordatorios en fechas futuras de cosas sobre las que tenemos que tomar decisiones. Imagínese que le gustaría ir a un concierto que se celebrará dentro de tres meses, pero aun no sabe si podrá ir o no ha tomado una decisión al respecto. Las LISTAS DE CONTROL son una herramienta muy útil que suele emplearse a modo de lista de ingredientes para proyectos, actos concretos, etc. Por ejemplo lista de la compra, de viaje, etc.

Con la fase de ORGANIZAR conseguiremos colocar todos los recordatorios necesarios en los lugares adecuados para cuando decidamos actuar saber que tenemos que hacer en cada momento. Ahora solo nos queda REVISAR y HACER.

Hace 6 días • GTD • Etiquetas: , , , , , ,

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Introducción a GTD 07. La pista de aterrizaje. PROCESAR

Tiempo estimado de lectura 6 minutos, 51 segundos.

Según David Allen, la mayor parte del estrés que padecemos procede de la incorrecta administración de los compromisos que tenemos o aceptamos. Con este segundo paso del flujo de trabajo según GTD, llega la hora de comprometerse con todo aquello que hemos permitido entre dentro de nuestro entorno personal y que por supuesto hemos capturado previamente. Se trata pues de PROCESAR cada uno de los elementos que hemos depositado dentro de nuestra bandejas de entrada para decidir que haremos con cada uno de ellos. El concepto es sencillo, no podemos organizar lo que entra directamente en nuestra mente por lo que primero deberemos capturarlo y posteriormente procesarlo.

Una vez que hayamos vaciado nuestras bandejas de entrada, es decir, cuando hayamos procesado todo su contenido, habremos conseguido eliminar todo aquello que no necesitamos para nada, completar todas las acciones que requieren menos de dos minutos, delegar a terceras personas todo aquello que no debemos hacer nosotros por el motivo que sea e identificar cualquier compromiso de mayor envergadura que nos haya surgido, basándonos siempre en la información disponible que tenemos.

El proceso es sencillo y cuando se práctica como un hábito es realmente automático.

En primer lugar tomaremos el elemento que nos aparece en la parte superior de la bandeja de entrada, en el caso de que sea analógica, o bien el último elemento capturado, en el caso de que se trate de una bandeja de entrada digital y nos haremos la siguiente pregunta:

¿Que es esto, requiere de algún tipo de acción por mi parte?

Ante esta pregunta solo caben dos respuestas posibles SI o NO. En el caso de que la respuesta sea negativa, nos pueden surgir las siguientes posibilidades, bien que no nos sirva para nada, con lo que deberá acabar directamente en la basura. Que nos pueda servir en un futuro para lleva a cabo algún tipo de acción, por lo que lo más razonable es proceder a su archivo en nuestro sistema de referencia. Y por último, puede ser que deseemos incubar el elemento en cuestión, dado que en este mismo momento no podemos hacer nada con el, pero si probablemente en un futuro cercano. Para ello usaremos una herramienta llamada la lista Algún día, tal vez, la cual veremos en una futura entrada.

En caso de haber obtenido una respuesta afirmativa, procederemos a responder a la siguiente pregunta:

¿Cual es la acción siguiente que debo tomar para que se lleve a cabo?

Es en este momento, cuando podemos identificar si nos encontramos ante lo que en GTD se conoce como un proyecto o bien  una simple acción. Decimos que estamos ante un proyecto, cuando para llevarlo a cabo se precisa de más de una acción. En caso de tratarse de un proyecto, el siguiente paso sería planificarlo para así poder averiguar cuales son los primeros pasos que deberíamos dar para que dicho proyecto avance. En el caso de encontrarnos ante una acción simple, procederíamos a responder a la siguiente pregunta:

¿Nos llevaría menos de dos minutos hacerla?

En caso afirmativo, procederemos directamente a llevar a cabo la acción. Y en caso negativo, lo único que podremos hacer será, Delegarla o bien Posponerla.

A modo de guía y para realizar el proceso de forma eficiente, existen tres reglas que deberemos cumplir a rajatabla. Deberemos siempre procesar en primer lugar lo que se encuentra en la parte de arriba de la bandeja de entrada, es decir, empezar por lo último que ha entrado hasta llegar al final. Procesar los elementos de uno en uno y por último tener claro que lo que sale de la bandeja ya nunca regresará a ella jamás.

PROCESAR, no significa tener que hacer, simplemente se trata de aclarar nuestro nivel de compromiso con las cosas que hemos capturado y por consiguiente decidir que podemos hacer al respecto para dar cumplimiento a dicho compromiso adquirido. Lo que conseguimos realmente es, transformar las cosas para que se puedan hacer posteriormente.

Hace 17 días • GTD • Etiquetas: , , , , , , , , ,

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Introducción a GTD 06: La pista de aterrizaje. RECOPILAR

Tiempo estimado de lectura 6 minutos, 3 segundos.

Tras analizar en una entrada anterior de esta serie, los tres modelos en los que se basa GTD, pasamos a adentrarnos en el primero de ellos. David Allen lo denomina la Pista de Aterrizaje o nivel de Control. Recordaré que en este nivel se trata de conseguir un absoluto control en todo lo que hacemos en nuestro día a día. Esto se consigue a través de un proceso repetitivo que consta de cinco fases. En esta primera entrada sobre la Pista de Aterrizaje, voy hablar de la primera de ellas, es decir, la fase de RECOPILAR.

En la segunda entrada de esta serie dedicada a la introducción a GTD, usa tu mente para crear y no para almacenar, explicaba que cuanto más llena tuviéramos nuestra memoria menos capacidad creativa tendríamos, por lo que proceder a vaciar la memoria resulta crucial. Recopilar no es ni más ni menos que vaciar totalmente nuestra cabeza de pensamientos para dar paso a la imaginación y a la creatividad. Por lo tanto, se trata de sacar todas las cosas que nos pasan por la cabeza y depositarlas provisionalmente en un lugar al que llamaremos bandeja de entrada. Nuestra mente no tiene la capacidad de distinguir a priori si algo es o no importante por lo que cualquier cosa que nos pase por la cabeza deberá ser recopilado y posteriormente tomaremos decisiones al respecto. De alguna manera de lo que se trata es de reunir todas las cosas incompletas y todas las cosas que no se encuentran en el lugar donde deberían estar, en definitiva, tener concentradas todas las cosas pendientes de hacer.

Deberemos realizar dos tipos de recopilaciones. Una recopilación física mediante la cual procederemos a buscar en todo nuestro entorno físico, todo aquello que no se encuentra en el lugar en el que debería estar y por consiguiente, colocarlo en nuestra bandeja de entrada. Y una recopilación mental, mediante la cual procederemos a vaciar nuestra mente anotando en un papel todo aquello que resida en nuestro cerebro. Se trata de hacer un barrido mental, es decir, un mind sweep.

Dado nuestro continuo movimiento a lo largo de nuestro día a día, se podrán generar distintos escenarios de recopilación. Los más usuales son en casa, en la oficina y en movimiento, es decir en la calle, por lo que deberemos tener tantas bandejas de entrada como escenarios posibles. Con objeto de decidir que herramientas de recopilación usar, deberemos primero observar cuales son nuestros hábitos y formas de trabajar, así como conocer de forma clara cuales son nuestros escenarios para con esta información apoyarnos en las mejores herramientas posibles para nosotros.

Las herramientas de recopilación más típicas son, las bandejas, metálicas o de plástico para recoger documentos, libretas de notas, post its, notas de taco o bien una grabadora de voz. Con la evolución de la tecnología, los dispositivos móviles se han convertido en grandes herramientas de recopilación que junto con aplicaciones como Evernote permiten una movilidad absoluta a la hora de recopilar.

Según recuerda David Allen, el primer ejercicio de recopilación total puede durar entre 3 ó 6 horas, un esfuerzo importante que se verá sumamente recompensado de forma posterior a través de la sensación de relax que se experimenta. Recuerda siempre, el primer paso hacia la disminución o la eliminación del estrés en tu vida es la implantación del hábito de recopilar.

¿Como sueles hacer la recopilación?, ¿Que herramientas sueles usar?

Hace 33 días • GTD • Etiquetas: , , , , , , , , , , , ,

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Introducción a GTD 05: Prepara tu entorno de trabajo y las herramientas necesarias

Tiempo estimado de lectura 6 minutos, 32 segundos.

Antes de proseguir con la explicación de la metodología, he considerado oportuno hacer una breve parada en el viaje para explicar que es lo que realmente necesitamos para implantar GTD.

En primer lugar, deberemos crear nuestro puente de mando, es decir, nuestra ubicación física desde la cual llevaremos a cabo toda la gestión. Se trata de crearnos nuestro espacio de productividad personal. Este espacio debe ser individual y por supuesto no debe compartirse con nadie más. Lo habitual es que sea el lugar donde trabajamos, bien en casa o en nuestra oficina. Si trabajas en más de un lugar, deberás crear ambos espacios de forma idéntica, debiendo además conseguir que estén perfectamente sincronizados. La tecnología ayuda mucho en este sentido puesto que la posibilidad de sincronización de datos a través de la nube, permite tener varios equipos sincronizados entre si. Mi consejo personal es que dicho entorno sea de tu máximo agrado, dado que sentirse bien cuando estés en el, hará que exista menos fricción a la hora de practicar la productividad.

En segundo lugar, necesitaras disponer de ciertas herramientas básicas para poder hacer toda la gestión. David Allen indica las siguientes:

  • Tres bandejas para contener documentos. Una para la bandeja de entrada, otra para el material de apoyo de los proyectos y una última para los elementos pendientes de lectura o revisión. Estas bandejas podrán ser evidentemente del tipo, modelo o color que prefieras. Las más recomendables son las de tipo apilables,  ya que ocupan menos espacio y resulta más versátiles.
  • Un archivo y carpetas. Aunque hoy en día, la mayor parte de la información nos llega en formato digital, aun es realmente difícil librarse de ciertos documentos en formato analógico o papel. Para esto necesitaras usar carpetas. David Allen recomienda no usar las de tipo colgadera ya que resultan complejas a la hora de desplazarlas. Yo particularmente uso unas subcarpetas con pestaña de la firma Unipapel en tamaño A4 (ref. 96205, 96215 y 96225). Son realmente fantásticas y me permiten tener un archivo realmente homogéneo.
  • Una impresora de etiquetas. Para poder rotular con cierta calidad nuestras carpetas de archivo. Yo personalmente uso una Brother PT-2730VP. Es realmente fantástica y te permite obtener un gran número de etiquetas diferentes. Con ella rotulo todas y cada una de las carpetas que uso tanto para el material de referencia como para el material de apoyo de los proyectos.
  • Material general de oficina y papelería. Grapadora, clips, gomas de borrar, material de escritura, cinta adhesiva, gomas elásticas, papel, etc. Uno de los elementos fundamentales y que nunca te deben faltar son los conocidos Post-its. Te harán falta para agrupar documentos, tomar notas o capturar ideas al vuelo. Yo suelo siempre tenerlos en todas las mesas donde trabajo e incluso en el bolso que uso a diario para desplazarme de un lugar a otro.
  • Un calendario. Se trata de la habitualmente conocemos como agenda y que normalmente nos regalan en Navidad.
  • Un gestor de acciones. A la hora de iniciarse en GTD, David Allen recomienda hacerlo en modo analógico, es decir en papel, pero con el tiempo, seguramente necesitarás dar el salto al mundo digital dado que el volumen de acciones a gestionar se multiplicará. Para ello necesitarás una aplicación informática a tal efecto. Yo personalmente uso Omnifocus aunque soy mas partidario de las aplicaciones en la nube.
  • Una papelera, con objeto de poder deshacerte de las cosas de forma directa.

Como puedes ver, no se necesitan grandes herramientas para implementar GTD. En caso de decidir hacerlo en modo analógico tal y como recomienda David Allen, te recomiendo la lectura de esta entrada al respecto.

¿Que herramientas usas para tu sistema GTD?

Antonio José Masiá

 

Hace 55 días • GTD • Etiquetas: , , , , , , ,

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